4 conseils simples pour donner des ailes à votre communication interne

“C’est un bon communicant”. Pensez-vous que ce qualificatif s’applique à vous ? Nous avons une bonne nouvelle : même si la réponse est non, cela n’a plus autant d’importance dans le monde d’aujourd’hui. Car même s’il est vrai que certaines personnes ont un talent naturel pour la communication, il n’est pas nécessaire pour mettre en place une communication efficace en entreprise. Pour cela, voici 4 conseils simplissimes.

Une bonne communication interne fait gagner en efficacité, développe la motivation de vos employés et décuple leur sens du travail en équipe. Mais trop souvent, les décisionnaires ont tendance à penser qu’elle repose entièrement sur leur talent propre. En conséquence, ils ne prennent pas les mesures simples qui pourraient l’améliorer grandement.

Dressez un état des lieux de votre communication d’entreprise

Certains phénomènes mettent en évidence les lacunes de communication interne. Vous pourrez les mettre en évidence en vous posant les questions suivantes :

• Lorsque l’un de vos employés est confronté à un souci d’organisation, peut-il l’exposer et formuler ses propres propositions de manière à faire remonter cette information ?
• Avez-vous mis en place un système pour informer régulièrement vos équipes des objectifs de l’entreprise, de ses défis et de l’orientation qu’elle souhaite prendre ? Si oui, pensez-vous que la fréquence de ces communications est suffisante ?
• Avez-vous introduit une communication différenciée en fonction du niveau hiérarchique de vos employés ?
• Ressentez-vous l’engagement de vos employés et leur adhésion vis-à-vis des valeurs et des objectifs de l’entreprise ?

Mesurez le degré d’importance de la messagerie électronique

Souvent, dans les PME, la messagerie électronique est investie d’un rôle trop important en matière de communication interne. Pour diagnostiquer un éventuel excès dans ce domaine, vous devez vous poser les questions suivantes :

• Lorsque les décisionnaires sont en congé, y a-t-il quelqu’un qui récupère les e-mails qu’ils reçoivent pendant leur absence, afin de leur donner une réponse ?
• Si l’un de vos salariés est promu à un autre poste, comment se passe la passation de sa documentation et de ses correspondances en cours avec le collègue qui reprend ses fonctions ?
• Avez-vous organisé la réception de vos e-mails ? (Par exemple, êtes-vous capable de dissocier instantanément les messages à caractère personnel des messages professionnels ?)
• Vos collaborateurs parviennent-ils à traiter tous leurs emails quotidiens, ou se plaignent-ils de l’engorgement permanent de leur boîte de réception ?

Formalisez la communication d’informations

Une communication anémique provoque des incompréhensions qui peuvent être source de pertes de temps et de productivité.

Mettez en place un système de communication régulier et tenez-vous-y. Vous pouvez choisir d’organiser des réunions, d’adresser des e-mails ou de mettre des contenus à disposition sur votre intranet.

Privilégiez l’écoute active en invitant l’ensemble de vos employés à exprimer leur avis, leur ressenti ou leurs observations. Vous devez faire comprendre à chacun qu’il a un rôle à jouer, et que vous prenez sa parole en considération.

Systématisez ce dialogue en mettant en place une boîte aux lettres que tout le monde pourra utiliser pour adresser des messages. Prenez l’habitude de nommer un secrétaire de réunion qui sera chargé de prendre des notes et d’adresser un compte rendu à tous les participants.

Utilisez les outils de communication modernes

Déclinez vos messages avec Teams

Les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams sont incomparables pour structurer votre communication et renforcer l’esprit d’équipe. Les multiples formes de communication qu’ils proposent (chat, appels et visioconférence) permettent de nuancer les messages en fonction de leur nature, de leur formalisme et de leurs objectifs.

La possibilité de les organiser et de créer des canaux de conversation spécifiques vous permet de compartimenter vos messages en fonction de leur degré d’importance. Ainsi, vos employés savent instantanément ce qui est important.

Ces applications réduisent aussi votre recours aux e-mails, qui ne devraient être réservés qu’aux conversations ponctuelles avec des tiers.

Créez votre intranet avec SharePoint

Grâce à SharePoint, vous pouvez créer votre propre intranet. Plutôt que d’adresser des e-mails ponctuels pour informer vos collaborateurs, vous pourrez y publier des actualités et des contenus liés aux grands événements de l’entreprise.

De plus, vous pourrez y partager des documents de travail que vous pourrez modifier tout en conservant l’historique des changements apportés.

Vous placerez également les e-mails importants que vous recevez dans la base de documents de l’application. Vous pourrez aussi y conserver les règlements et les procédures de l’entreprise. Enfin, votre comité d’entreprise pourra également communiquer sur les avantages qu’il propose.

Les gros points forts de ces logiciels, c’est qu’ils sont relativement peu onéreux (prix en fonction du nombre d’utilisateurs) et qu’ils sont totalement compatibles avec l’écosystème Microsoft 365 (songez à des logiciels incontournables au bureau tels qu’Excel, Word ou PowerPoint). L’application mobile permet également à vos collaborateurs en déplacement ou en télétravail de conserver en permanence l’accès à ces informations.

La plus grande richesse de votre entreprise, ce sont ses employés. Mais encore faut-il qu’ils se sentent engagés et motivés. C’est exactement ce que produit une bonne communication interne : elle donne des ailes à votre entreprise. Un bon communicant, c’est bien, mais des mesures concrètes et des outils, c’est mieux.

Vous souhaitez obtenir des informations sur Teams ou Microsoft 365 ? Nous sommes un partenaire certifié de Microsoft à la Réunion et pouvons vous accompagner dans votre migration. N’hésitez pas à nous consulter à ce sujet.