VoIP : Découvrez comment la téléphonie peut booster les performances de votre entreprise

Votre entreprise a fixé des objectifs très ambitieux pour ses commerciaux, mais en contrepartie, elle n’a pas mégoté sur les investissements réalisés pour les aider. Vous avez notamment fait l’acquisition d’un logiciel de la relation client (CRM) et renouvelé toute la flotte de véhicules sociétés. Ordinateurs portables, téléphones portables, et mêmes tablettes : sur le plan numérique, il ne leur manque rien pour leur permettre de réaliser des prouesses. À moins que… Qu’en est-il de votre téléphonie ? Est-elle à la hauteur de vos ambitions ? Découvrez comment la téléphonie VoIP peut vous aider à dynamiser votre productivité.

Qu’est-ce que la technologie VoIP ?

Traditionnellement, les appels téléphoniques passent par une ligne fixe ou un réseau mobile. Mais il est aussi possible de les faire passer sur Internet, grâce à la technologie VoIP (pour Voice over Internet Protocol).

Dans ce système, les signaux vocaux analogiques provenant de la voix sont transformés en signaux numériques, puis envoyés sur une ligne Internet à haut débit. Ces données numériques peuvent ainsi circuler sur des réseaux informatiques locaux (LAN), sur la fibre, le réseau 4G, ou le wi-fi.

Cette technique était encore balbutiante lorsqu’elle a été popularisée au début de ce millénaire. Elle se caractérisait alors par de nombreux défauts. Toutefois, elle a bénéficié de nombreuses innovations, et aujourd’hui, c’est une technologie éprouvée et fiable qui souffre d’une réputation largement imméritée.

Des notes de téléphone sensiblement allégées

Une infrastructure de téléphonie VoIP est bien plus légère qu’une infrastructure de téléphonie conventionnelle. Comme elle nécessite moins de matériel, vous réalisez des économies sur l’acquisition et la maintenance de ces équipements. En outre, il n’est souvent pas nécessaire de réaliser de gros investissements, car il est possible d’utiliser le système d’information existant de votre entreprise pour la faire fonctionner.

Ce couplage simplifie l’administration du système, et met fin à la nécessité de souscrire de multiples abonnements fixes, même pour les entreprises qui disposent de plusieurs sites distants. Comme le nombre d’intervenants et de contrats pour assurer votre téléphonie sont réduits, vos notes de téléphone baissent sensiblement.

Ces baisses de coûts sont encore plus perceptibles pour les entreprises disposant de filiales à l’international. En effet, les nombreux appels internes au sein du groupe qui étaient payants jusqu’ici deviennent gratuits.

Des fonctionnalités stratégiques pour gagner de nouveaux marchés

Une intégration avec votre système de gestion de la relation client (CRM)

Outre qu’elle est très simple d’utilisation, elle offre de nombreux avantages pour les entreprises qui ont compris que leur téléphone était un outil stratégique pour gagner de nouveaux clients et fidéliser la clientèle déjà acquise.

C’est un outil convivial, très simple d’utilisation, paramétrable à volonté et dont la mise en place est quasi instantanée.

De plus, la téléphonie sur VoIP n’est pas uniquement un moyen de communication comme un autre : c’est aussi un système en ligne offrant de ce fait une grande connectivité avec le système informatique des entreprises. La VoIP est intégrable avec la plupart des outils collaboratifs, et notamment ceux qui sont les plus utilisés par les services commerciaux (CRM, outils de gestion de projet, visioconférences, etc.).

Cette intégration permet de fluidifier les allers-retours entre les appels et les travaux administratifs qui sont associés (rédaction d’un compte rendu d’appel, recherche de coordonnées téléphoniques ou d’autres renseignements sur un prospect, envoi de documents par email, etc.).

Vos commerciaux gagneront ainsi du temps qu’ils pourront consacrer à des efforts de prospection commerciale à plus forte valeur ajoutée. De plus, ils éprouveront moins de résistance à effectuer ces tâches qui leur sembleront moins rébarbatives.

Grâce au reporting fourni, ils pourront mieux suivre leurs performances et ajuster leurs efforts en conséquence. Leurs responsables pourront également tirer parti de ces enseignements et envisager des pistes d’amélioration.

De nombreuses fonctionnalités indispensables dans le monde d’aujourd’hui

Outre les fonctions déjà offertes par la téléphonie classique (transfert d’appel, attente téléphonique, journal d’appels, etc.), les systèmes de téléphonie VoIP proposent de nombreuses fonctionnalités qui s’avèrent rapidement indispensables pour les entreprises désireuses d’offrir la meilleure expérience client possible.

Par exemple, vous pouvez intégrer en un clic des centaines de numéros de téléphone, et contacter automatiquement ces nombreux correspondants pour leur transmettre un message standardisé (call-blasting) ou un SMS. Désormais, annoncer la mise en place d’une promotion ou l’arrivée d’un nouvel article dans votre gamme sera un jeu d’enfant.

Vous pourrez aussi paramétrer des messages d’attente personnalisés ou une notification d’appel pour que certains collaborateurs soient avertis lorsqu’un interlocuteur important appelle votre entreprise.

Grâce au serveur vocal interactif (SVI), les tiers qui contactent votre entreprise pourront être orientés d’office vers le collaborateur le plus compétent pour leur répondre. Pour ce faire, ce serveur analysera les caractéristiques de leur appel (localisation géographique, langue, niveau de complexité de la demande, etc.). Vous améliorerez ainsi la perception d’efficacité de votre entreprise et la qualité de service que vous offrez.

De nombreuses autres fonctionnalités sont disponibles, et la seconde bonne nouvelle, c’est qu’elles sont totalement optionnelles. Vous ne payez donc que pour les services que vous utilisez.

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