M-Files : ergonomie, économies, écologie pour votre entreprise

Aïe ! Un ancien salarié vous réclame des copies de plusieurs de ses bulletins de salaires sur les années 2011 et 2014 ! Vous vous imaginez déjà, manipulant de lourdes boîtes d’archives poussiéreuses à la recherche de ces documents. Avec votre emploi du temps surchargé, vous n’aviez pas besoin de ça ! Ce genre de cauchemar est l’exemple type des situations que le logiciel de gestion documentaire M-Files vous permet d’éradiquer.

Qu’est-ce que M-Files ?

M-Files est un logiciel de Gestion électronique de documents (“GED”). Il vous permet d’organiser la conservation et la gestion de vos documents sous format numérique.

Chaque document sous format papier que vous recevez est scanné puis enregistré sous format numérique. L’original est immédiatement archivé ; vous accéderez très facilement à son équivalent numérique. Les documents reçus sous forme digitale ne nécessitent pas d’être scannés et sont enregistrés directement.

Pour effectuer une recherche, c’est simple : le logiciel fonctionne comme un moteur de recherche. Vous pouvez employer plusieurs mots-clés dans votre requête.

Le point fort de M-Files, c’est son système de classement. Certains logiciels de GED reposent sur une indexation par répertoire. Cela implique que vous devez connaître le répertoire des documents pour pouvoir les retrouver. Or, tout le monde ne partage pas la même logique de classement (les bulletins de salaires sont-ils rangés par année ou par salarié ?), ce qui peut compliquer la recherche.

Dans M-Files, au moment de leur enregistrement, les documents sont classés en fonction de leur nature (“bulletin de salaire”…). Vous fournissez également des informations complémentaires qui seront autant de mots-clés possibles (nom, emploi, période, etc.).

Quels sont les avantages d’un logiciel de GED ?

La rationalisation de la circulation des documents

Une application de gestion documentaire comme M-Files rationalise la circulation des documents. Elle les rend facilement accessibles et toujours disponibles. Vos collaborent peuvent les annoter.

M-Files gère les différentes versions des documents. Vous avez toujours accès à la dernière mouture d’un devis, tout en conservant la possibilité de consulter le document de départ. Vous visualisez également les modifications successives qui y ont été apportées, ainsi que les auteurs de ces changements.

Vos collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher des documents ou à les photocopier. Ils consultent en direct les pièces mentionnées par leurs interlocuteurs téléphoniques et peuvent les renseigner immédiatement… même si les documents papier en question dorment dans le tiroir verrouillé d’un collègue parti en vacances.

La circulation des informations et la collaborativité sont améliorées. Votre entreprise y gagne en productivité. Vous laissez une impression de fiabilité et d’efficacité auprès des tiers.

L’abolition du papier et des coûts correspondants

Avez-vous déjà calculé la quantité de papier que votre entreprise utilise annuellement ? Ajoutez-y les fournitures de bureau associées (encre, classeurs, intercalaires, agrafeuses et agrafes, surligneurs, etc.). De même, songez à l’espace physique que tous ces papiers requièrent. Un logiciel de GED supprimera ces dépenses significatives.

En outre, dans un monde de plus en plus soucieux de l’environnement, la mise en place d’une application de gestion des documents telle que M-Files engage votre entreprise dans une démarche écologique. Vos clients et actionnaires y seront sans doute sensibles.

Une sécurisation des documents

Enfin, un système de gestion documentaire permet de sécuriser la conservation des documents sur le serveur de l’entreprise ou le cloud. Même s’ils sont consultables à partir de tous types d’appareils (ordinateur, tablette, smartphone…), la perte de l’un de ces appareils ne remet pas en cause leur disponibilité.

De plus, M-Files intègre une gestion des autorisations. Vous pouvez restreindre la consultation des documents à certains collaborateurs ou services de l’entreprise. Finies, les indiscrétions qui pouvaient se produire lors du passage des paies à la photocopieuse, par exemple.

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