Sauvez votre caverne d’Ali-Baba : vos emails

Les emails… Qu’est-ce que ce mot évoque pour vous ? Bien souvent, une boîte de réception débordante de messages empilés au fil des mois concernant différentes affaires que vous avez eues à traiter, mélangés à des mails plus personnels et plus anodins.

Une caverne d’Ali-Baba où vous plongez souvent pour retrouver les détails précieux des contrats que votre entreprise a signés, les anciennes commandes de vos clients et les prix consentis l’année dernière par votre fournisseur le plus important. Bref, vos emails sont cruciaux pour votre entreprise, même si dans le feu de l’action, vous n’en avez pas forcément conscience. Mais au fait, comment protégez-vous ce trésor ?

Vos emails sont vulnérables

Les erreurs humaines, les virus, les crashes de logiciels, les coupures de courant, les pannes de disques durs… Ces petits désastres du quotidien peuvent se solder par une catastrophe pour votre entreprise : la perte définitive de documents, d’images ou d’autres fichiers importants que vous souhaitiez conserver.

En général, les entreprises prennent des mesures pour sauvegarder les données des postes de travail des employés, en effectuant des copies des fichiers importants sur un disque dur ou un NAS, par exemple. Mais elles omettent souvent de sécuriser leurs emails.

Or, de même qu’il est essentiel de sauvegarder ces documents, il est crucial de sauvegarder les emails, les pièces jointes, le carnet d’adresses et d’autres données importantes de votre compte de messagerie électronique. Dans le cas contraire, en cas de problème informatique, vous risquez de les perdre définitivement.

L’email s’est imposé comme le moyen de communication préféré des entreprises pour communiquer entre elles. Mais il présente un sérieux inconvénient : les informations qui sont ainsi transmises ne sont généralement pas conservées ailleurs. La plupart du temps, elles restent dans la boîte de réception du/des destinataires.

Lorsqu’ils veulent les consulter, ceux-ci rouvrent l’email en question, sans toujours penser à en enregistrer le contenu et les pièces jointes ailleurs. Or, les emails contiennent souvent des informations professionnelles importantes pour votre entreprise.

Un fouillis qui complique votre visibilité

Ajoutez à cela le fait qu’au fil du temps, les mails finissent par être répartis sur des dossiers ouverts dans le logiciel de messagerie sans que cela respecte forcément un ordre logique. Pire, ils peuvent avoir été supprimés par erreur par des routines destinées à désencombrer la boîte de réception.

Vous n’êtes pas à l’abri non plus d’une cyber-attaque ou d’une panne d’un élément de votre messagerie électronique. Et que se passe-t-il lorsque des employés partent de l’entreprise ? Avez-vous mis en place une procédure pour récupérer les messages qui se trouvaient dans le logiciel de messagerie électronique ? Bien souvent, les entreprises ne disposent pas des compétences en interne pour récupérer leurs emails, et ceux-ci sont purement et simplement supprimés.

Il existe donc de multiples facteurs pouvant entraîner la perte, la destruction ou une impossibilité d’accéder aux emails et à leurs pièces jointes. C’est pourquoi il est vital pour les entreprises de disposer d’une solution qui sauvegarde leurs courriers électroniques.

Votre fournisseur de messagerie ne fait pas tout

La plupart du temps, les utilisateurs des messageries électroniques ne se préoccupent guère de la sauvegarde des emails. Ils supposent implicitement que l’éditeur du logiciel effectue lui-même cette sauvegarde. C’est d’autant plus vrai lorsque la solution de messagerie en question est très populaire.

Mais bien souvent, ce n’est absolument pas le cas. En cas d’incident, le fournisseur de messagerie peut se trouver dans l’incapacité de restaurer les mails.

C’est pour cette raison qu’il est nécessaire de faire appel à une solution de sauvegarde des messages électroniques.

Une application d’archivage des emails ne fait pas que protéger vos mails. Elle les stocke dans un endroit central où vous pouvez les retrouver facilement. Ainsi, non seulement, vous éliminez le risque de destruction des messages importants, mais de plus, vous économisez de la main d’œuvre et les coûts induits par les recherches fastidieuses.

Vous pourrez programmer des sauvegardes automatiques à des moments prédéterminés et vous aurez la garantie de leur exhaustivité.

Grâce à ces archives, vous gagnerez en efficacité et offrirez un meilleur service à vos clients, fournisseurs, partenaires et tiers.

Vous souhaitez éviter la perte de votre trésor d’emails ? Youtell, votre interlocuteur de choix pour l’ensemble de vos besoins numériques à la Réunion, vous propose une solution d’archivage des mails adaptée à vos besoins et respectueuse du RGPD. Contactez-nous dès à présent pour en savoir plus.