4 écueils que les outils collaboratifs vous permettront d’éviter

Collaborativité : ne serait-ce qu’une problématique réservée aux sociétés à gros effectifs et gros budgets, ou votre PME réunionnaise devrait-elle aussi s’en préoccuper ? Chez Youtell, nous pensons que le travail collaboratif vous concerne aussi. Vous auriez beaucoup à gagner à le mettre au premier plan de vos préoccupations, et à vous doter d’outils collaboratifs. Pas convaincu(e) ? Nous avons compilé quelques exemples d’écueils qui se produisent dans les sociétés qui n’en sont pas encore équipées.

La multiplication des outils collaboratifs

Votre entreprise se distingue par la modestie de ses budgets, et avant d’investir dans un logiciel, vous examinez la question avec attention. En conséquence, vous n’avez pas d’outil collaboratif. Le Pack office de Microsoft et votre logiciel de comptabilité sont les seuls logiciels que vous avez acquis pour assouvir les besoins administratifs de vos collaborateurs.

Seulement voilà : il existe maintenant pléthore d’outils de travail collaboratif gratuits sur Internet : plateformes de stockage de documents, outils de prise de notes, outils de chat et de visioconférence, outils de planification, de gestion de projet ou d’organisation du travail… Mélanie aime bien Slack, tandis que Teddy préfère Trello. Il y a aussi un débat bien tranché entre les adeptes de Zoom et ceux de Discord. Mais au-delà de ces préférences personnelles nombreuses et variées, il y a la question de la prolifération des données.

Ce terme définit notre propension à multiplier les sites, appareils et systèmes dans lesquels nous déposons des données. En effet, chaque jour, nous confions quantité de données à nos ordinateurs de travail, smartphone, tablette ou ordinateur portable. Et lorsque nous travaillons dans des applications, nous dupliquons de nombreuses informations. Résultat : une inflation de données réparties dans des écosystèmes différents, souvent peu enclins à communiquer entre eux. C’est ce que l’on nomme des silos de données.

Ce phénomène est aussi décrit comme une “fragmentation des données”, et il est amplifié par le “shadow IT”, c’est-à-dire, le recours à des logiciels, appareils et systèmes non validés par votre service informatique.

Autrement dit, une partie des données de votre entreprise se retrouve dans la nature, dans des systèmes/applications ou appareils sur lesquels vous n’avez aucun contrôle. Autant dire que ce n’est pas formidable pour votre sécurité informatique, puisque cela vous expose au vol de données. Et bien sûr, vous êtes aussi probablement hors la loi du point de vue du RGPD.

Un outil collaboratif aurait imposé une norme de collaboration à vos équipes, tout en restreignant le périmètre d’enregistrement des données, et vous n’auriez pas à vous inquiéter des implications liées à ces concepts menaçants.

La multiplication des versions

Le shadow IT favorise la prolifération des données, mais il favorise aussi la prolifération des versions. Par exemple, vous, vous avez pris l’habitude de travailler sur Google Docs, et tous vos fichiers sont stockés sur votre Google Drive personnel. Et c’est donc tout naturellement que vous y avez téléchargé ce projet de contrat client que Julie vous a adressé avant-hier. Avant d’y ajouter cette clause importante concernant la facturation des frais de port.

L’ennui, c’est que Julie, elle, travaille sur Word, et sauvegarde ses fichiers sur OneDrive. Votre clause n’a donc jamais été intégrée à sa version. Or, ce projet de contrat, elle l’a adressé à votre client entretemps… Vous allez donc devoir contacter ce dernier pour lui adresser votre nouvelle version, défavorable pour lui, et au passage, révéler un souci organisationnel de votre entreprise. Pas génial…

Si votre entreprise avait opté pour une solution collaborative telle que Microsoft 365, vous auriez partagé la même plateforme de sauvegarde, auriez travaillé sur le même projet de contrat (et non pas multiplié les copies et les versions) et Julie aurait même été notifiée des modifications que vous y aviez apporté, grâce à des annotations spécifiques indiquant ces changements et leur auteur.

L’email est chronophage

Votre société partage probablement un point commun avec la majorité des entreprises qui n’ont pas encore réellement sauté le pas du travail collaboratif : l’email est votre outil de communication N°1. Pour réceptionner les commandes, adresser vos factures, organiser les livraisons avec vos clients, mais aussi entre collaborateurs, pour s’échanger des idées et des fichiers, et faire avancer vos projets.

Mais avez-vous déjà réfléchi à l’impact de cette situation ? Combien d’emails vos collaborateurs doivent-ils traiter au quotidien, ne serait-ce que pour s’informer et informer les membres de leurs équipes des avancements des différents dossiers qu’ils ont à gérer, ou pour leur donner des directives ?

L’email est chronophage, alors qu’il existe aujourd’hui des outils collaboratifs qui leur permettraient de gagner du temps sur ces communications, tels que les logiciels de gestion de la relation client (CRM).

Ces outils collaboratifs permettent de renseigner l’évolution du relationnel engagé avec un prospect/client et d’enregistrer en un clic des actions à exécuter pour vos collaborateurs. Ceux-ci reçoivent alors une notification pour les avertir des nouvelles tâches à exécuter. Débarrassés de leurs travaux de rédaction d’emails, vos responsables gagnent un temps précieux qui pourra être affecté à des tâches à plus grande valeur ajoutée.

L’email ne favorise pas le partage et le travail collaboratif

Un autre inconvénient de la communication par email, c’est qu’elle est personnelle, ce qui ne favorise pas la collaboration. Les documents reçus par vos collaborateurs demeurent dans la boîte de réception de leur email, s’ils ne prennent pas l’habitude de les télécharger pour les stocker dans un endroit accessible à tous.

Vous avez sans doute déjà été confronté à cette situation : un collaborateur destinataire d’un message important est en congés, alors que vous avez absolument besoin de ce document qu’il a reçu avant de partir. Variante : il vous a dit avoir téléchargé ce fichier sur le disque dur de son ordinateur, mais vous n’avez pas son mot de passe. Ou alors, vous êtes en déplacement clientèle, et n’avez pas accès à son ordinateur.

Les solutions collaboratives telles que Microsoft 365 comprennent à la fois une plateforme de stockage des documents qui vous permet d’y reporter tous les fichiers sur lesquels votre équipe est amenée à travailler, et des outils d’échange et de communication interne bien plus efficaces

pour les communications rapides que l’email (sur Teams, les collaborateurs peuvent interagir entre eux au moyen d’une messagerie instantanée, d’une visioconférence, tout en conservant la possibilité de s’adresser des emails, des SMS et de s’appeler au téléphone).

Tous vos fichiers et données sont ainsi accessibles à tous les membres de l’équipe, et ce à tout moment et quel que soit l’endroit où chacun se trouve, puisque ces espaces de stockage et outils collaboratifs sont généralement accessibles en ligne, via un hébergement sur le cloud. Vous évitez donc la rétention d’information liée à la conservation des emails sur des boîtes de réception personnelles.

Les outils collaboratifs tels que Microsoft 365 sont souvent proposés en mode SaaS (c’est-à-dire qu’ils sont accessibles en ligne) et leur coût est relativement modique en comparaison des nombreux bénéfices qu’ils peuvent apporter à votre entreprise. Vous êtes établi à La Réunion et vous cherchez un moyen d’améliorer votre productivité sans que cela ne requière de gros investissements ? Contactez-nous dès à présent. Nous vous proposerons une solution sur mesure correspondant précisément à vos besoins.

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