Pourquoi Loop de Microsoft va s’imposer comme le futur outil central de vos équipes ?

Un membre de votre équipe vient de vous adresser les données d’une étude de vos segments de clientèle, que vous lui aviez réclamées, afin de les citer lors du prochain comité de direction. Elles sont regroupées dans un fichier Excel. Vous collez donc le tableau fourni dans un slide de Power Point, afin d’évoquer ces chiffres lors de la réunion. Mais quelques minutes avant le début du comité, ce collaborateur vous appelle : il a détecté des erreurs dans les formules de son tableau, et vient de vous adresser un erratum. Vous voilà donc contraint de recopier à toute vitesse les données corrigées… et vous vous prenez à rêver d’un outil qui permettrait d’éviter cette situation. Mais savez-vous que cette solution bureautique existe déjà ? C’est Loop, le nouvel outil collaboratif de Microsoft. En voici un aperçu.

Les enjeux du travail hybride

La crise sanitaire du Covid19, qui a contraint de nombreuses entreprises à adopter le télétravail, a fortement développé le recours à des applications collaboratives, au premier rang desquelles, Teams.

Grâce à ces outils de travail, les employés peuvent collaborer facilement sur des projets depuis leur domicile, en utilisant les fonctionnalités de communication associées (dont le chat et la visioconférence) et la possibilité de partager des fichiers et des tâches. Pendant la crise sanitaire, les employés sont ainsi restés productifs, malgré les contraintes du confinement.

En conséquence, on a vu apparaître un nouveau mode de travail : le travail hybride. Ce mode de collaboration consiste à partager le temps de travail d’un collaborateur entre télétravail et travail sur site (dans les locaux de l’entreprise).

Mais l’environnement de travail hybride peut compliquer la collaboration et le travail d’équipe, car il implique souvent un partage de fichiers et une désynchronisation entre les employés qui travaillent en présentiel, et ceux qui travaillent à distance.

En quoi consiste Loop ?

Loop promet de remédier à cet écueil, en favorisant le travail collaboratif impliquant les collaborateurs présents dans l’entreprise et ceux qui travaillent à distance.

Plus généralement, il permet d’améliorer sensiblement le “flow” de la collaboration, en éliminant des étapes qui pouvaient entraver la productivité des équipes et en simplifiant la gestion de projets.

Il est formé de 3 éléments :

  • Les composants Loop ;
  • Les Pages Loop ;
  • Les Espaces de travail Loop.

Les composants Loop

Les composants de Loop sont des éléments de documents choisis qui peuvent être déplacés ou modifiés tout en restant synchronisés avec d’autres applications.

Ils peuvent être vus comme des blocs de travail visibles dans n’importe quelle application de l’environnement collaboratif de Teams. Tout composant Loop peut être intégré à d’autres conversations Teams, ou à d’autres applications (un email, Word, Excel, OneNote, etc.).

Les contenus produits par les membres de votre équipe (listes, tableaux, textes, graphiques, etc.) peuvent ainsi devenir des composants qui pourront être consultés ou modifiés indifféremment dans Microsoft Teams.

Car c’est là le gros point fort de Loop : la plateforme abolit les limites des applications de la suite Microsoft 365. C’est le composant qui devient la clé de la collaboration, indépendamment du logiciel dans lequel il a été créé.

Accessible dans Loop, il peut être modifié dans l’application qui semble la plus pertinente à l’utilisateur.

De ce fait, un tableau qui a été créé dans Excel peut devenir un composant modifiable dans Word, ou intégrable dans un slide Power Point. Et cela, sans que les utilisateurs qui réalisent ces traitements n’aient besoin d’ouvrir le fichier Excel d’origine.

Et comme Loop offre également une vue d’ensemble de tous les échanges et toutes les interactions entre les différents membres de l’équipe, tous ces traitements sont synchronisés et visibles dans Teams en temps réel.

L’Espace de travail Loop

Dans Loop, les composants et les informations importantes qui permettent à une équipe de collaborer sur un projet donné sont rassemblés dans des espaces de travail Loop.

En un coup d’œil, les utilisateurs peuvent utilisateurs peuvent donc voir toutes les informations qui leur permettront de collaborer en toute transparence. Ils pourront aussi réagir (par exemple, signaler une erreur), ou commenter, suggérer de nouvelles idées ou proposer des initiatives.

Les pages Loop

Les espaces de travail sont divisés en pages Loop.

Ces pages permettent de présenter les composants d’une manière attrayante et organisée. C’est vous qui définissez vous-même la manière dont ils se placent sur la page. Vous pouvez également ajouter des liens, des fichiers ou des données provenant d’autres logiciels.

Ainsi, tous les membres de l’équipe peuvent avoir une vision globale et transversale des projets en cours.

loop - gestion projet

La collaboration en temps réel

Loop apporte également une réponse à une autre contrainte du travail collaboratif en direct. La nécessité de se connecter à une application tierce à celle que l’on utilisait jusqu’alors pour ouvrir des documents sur lesquels l’équipe doit collaborer est une perturbation qui peut engendrer une rupture du “flow” de travail.

Mais avec Loop, l’ouverture d’une nouvelle application n’est plus nécessaire. Il devient en effet possible de collaborer efficacement sur n’importe quel fichier pris en charge par une application de Microsoft 365 sans avoir à ouvrir l’application qui a généré ce fichier (Excel, Word, etc.).

Un exemple d’utilisation

Imaginons que l’un de vos clients vous ait consulté pour vous commander une série d’articles, qui feraient l’objet de plusieurs livraisons au cours de l’année suivante.

Avant de signer ce contrat commercial, vous l’avez synthétisé dans un tableau Excel récapitulant, par référence de produit, les quantités que votre client envisage d’acheter l’année prochaine, le prix qui a été convenu, ainsi que les dates prévisionnelles de livraison et la localisation des dépôts dans lesquels il faudrait livrer ces marchandises.

L’analyse de ce contrat commercial pourrait donner lieu à la collaboration suivante :

  • Le contrôle de gestion pourrait utiliser le tableau pour l’intégrer dans votre ERP afin de débuter le calcul des marges prévisionnelles et de vérifier que ce contrat permettra à votre entreprise de gagner de l’argent ;
  • Le service logistique pourrait copier/coller les données de livraison dans un email adressé à vos transporteurs habituels. Il pourra ainsi entamer les négociations pour obtenir le meilleur contrat de transport possible ;
  • Le service production pourrait reprendre la partie du tableau comprenant les références commandées et les dates de livraison prévisionnelles pour mettre à jour son planning de fabrication, qu’il tient aussi sur Excel.
  • L’assistante de direction pourra copier/coller la ligne de totalisation de ce composant Excel sur un slide de PowerPoint pour synthétiser les éléments de ce gros contrat qui sera diffusé lors du prochain comité de direction. Tous les membres de l’équipe pourront ajouter ou modifier des données sur le tableau source. Grâce à la synchronisation, ces modifications seront visibles instantanément dans chaque élément où ce composant Loop aura été utilisé.

Et comme nous l’avons vu, ils pourront aussi réagir et commenter en direct grâce à cette solution collaborative.

loop

Loop deviendra bientôt votre plateforme collaborative centrale

Les inconvénients du manque d’intégration en mode projet

Le travail en mode projet fait parfois intervenir des logiciels ou applications qui ne sont pas intégrés les uns aux autres.

Cela peut aboutir à générer des tâches supplémentaires, dans la mesure où il faudra reprendre ces données, les saisir pour les intégrer à des fichiers différents (car issus d’outils de collaboration variés), et écrire des notes, des emails ou des commentaires pour expliquer les traitements qui ont été faits. En retour, il faudra parfois attendre l’obtention d’une validation concernant ce qui a été fait.

L’absence d’intégration dans une gestion de projet est donc une source de perte de temps et d’inefficacités : saisies en double, rédaction d’emails, connexion à des logiciels différents, avec les risques d’erreurs et de données redondantes associés.

En centralisant les informations et en leur assurant une synchronisation immédiate, Loop facilite la collaboration et s’impose comme l’unique espace collaboratif de vos équipes, la source de référence des données et fichiers de travail.

Vous éliminez ainsi les tâches liées à la conversion et l’intégration des données provenant d’applications externes, les doubles saisies et les duplications de fichiers.

Loop vous offre un traitement transversal et rationalisé des différentes étapes de vos projets. Vous y gagnez en agilité et en efficacité.

Un code open-source

Et cela ne va pas s’arrêter là, car Microsoft n’ambitionne rien de moins que de faire de Loop votre principal outil de collaboration.

En effet, Loop est issu du développement d’une application qui existait déjà dans l’écosystème de Microsoft, Fluid. Or, le code du framework de Fluid est devenu open-source, c’est-à-dire qu’il a été mis à la disposition de tous les développeurs du monde entier. Ainsi, ils pourront créer des briques applicatives qui permettront d’en développer l’usage à des applications métiers ou autres.

Loop promet donc de devenir graduellement un outil modulaire que vous pourrez personnaliser pour qu’il qui intègre des dizaines d’applications propres à vos besoins afin de faciliter les échanges entre les équipes et de gagner du temps.

Conclusion

Loop n’est donc pas qu’un simple outil de travail collaboratif de plus, même s’il permet la collaboration et le partage de documents comme les autres technologies collaboratives. Son bonus, c’est qu’il n’implique plus une collaboration fondée sur le partage d’un même document, un fichier particulier. L’équipe collabore désormais avec des composants modifiables que chacun peut insérer à volonté dans des documents issus d’applications différentes, et qui sont immédiatement synchronisés dans toutes les applications où ils apparaissent.

De ce fait, Loop simplifie et accélère les échanges d’informations, décuplant ainsi l’efficacité de la gestion des tâches et l’agilité des équipes. Avec cet outil de travail puissant, Microsoft démontre une nouvelle fois sa capacité à faire constamment évoluer son écosystème pour donner une longueur d’avance à ses adeptes et permettre à leurs équipes de mieux collaborer.

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